Menu
Обсудить проект
Обсудить проект
Заполнить бриф
Отправить заявку
Сопроводительная информация
Информация о стенде
Концепция стенда
Информация о заказчике
Информация о выставке

ЧЕК-ЛИСТ ПОДГОТОВКИ К ВЫСТАВКЕ

Для маркетинга, event-команды, продаж и руководителя проекта.

Стенд должен работать не как декорация, а как пространство для продукта, людей, переговоров и следующего шага.
Скачать чек-лист
1. Зафиксирована одна главная цель участия (роль - руководитель)
Лиды, встречи, запуск продукта, партнёры, работа с действующими клиентами или имиджевая задача — выбран приоритет.
ЭТАП 1. Стратегия, цели и бюджет (за 4−6 месяцев)
До обсуждения формы команда должна одинаково понимать, зачем компания участвует и что будет считаться результатом.
2. Определены измеримые KPI (роль - маркетинг)
Зафиксированы 2–4 показателя: целевые встречи, квалифицированные контакты, демонстрации, следующие шаги, медиа-результат.
3. Описана приоритетная аудитория (роль - маркетинг)
Понятно, кто должен подойти: ЛПР, технический специалист, партнёр, текущий клиент, пресса или другая группа.
4. Сформулировано ключевое сообщение (роль - маркетинг)
Команда может одной фразой ответить, какую мысль посетитель должен унести после контакта со стендом.
5. Определена бюджетная рамка и резерв (роль - руководитель)
Учтены площадь, застройка, техуслуги, логистика, оборудование, персонал, контент, продвижение и непредвиденные расходы.
6. Назначен руководитель проекта (роль - руководитель)
Один человек собирает вводные, версии документов, решения, сроки и эскалации.
7. Собрана команда согласования (роль - руководитель)
Известно, кто принимает решения по маркетингу, бренду, продукту, технике, продажам, закупкам и договору.
8. Собраны дедлайны организатора (роль - Event)
Оплата, каталог, пропуска, техзаказы, документы, схемы, рекламные опции и штрафные даты сведены в один календарь.
9. Проведён аудит локации (роль - Event)
Изучены входы, основные маршруты, колонны, соседние стенды, конкуренты, высотность и ограничения площадки.
ЭТАП 2. Архитектура и сценарий посетителя (за 3−5 месяцев)
Пространство проектируется вокруг продукта, движения людей и работы команды, а не вокруг набора референсов.
10. Выбран главный продукт или акцент (роль - маркетинг)
Понятно, что посетитель должен увидеть и считать за первые 3–5 секунд с прохода.
11. Описан маршрут посетителя (роль - маркетинг)
Увидел → подошёл → понял → взаимодействовал → поговорил → оставил контакт → получил следующий шаг.
12. Разделены сценарии разных аудиторий (роль - маркетинг)
Новый лид, текущий клиент, партнёр, пресса и VIP не обязаны проходить один маршрут
13. Составлен список обязательных зон (роль - Event)
Продукт, демо, консультации, открытые и закрытые переговоры, хранение, кухня, гардероб и работа персонала.
14. Проверена вместимость в пиковый момент (роль - Event)
Посетители, сотрудники и участники встреч помещаются без заторов и блокировки демонстрационных зон.
15. Продумана механика взаимодействия (роль - маркетинг)
Определено, что человек делает: тестирует продукт, смотрит демонстрацию, работает с прототипом или получает консультацию.
16. Заданы критерии выбора концепции (роль - руководитель)
Оцениваются видимость, сценарий, функции, соответствие бренду, реализуемость и бюджет — не только визуальное впечатление.
17. Архитектурная студия получила полный бриф (роль - Event)
Переданы бизнес-задача, аудитория, продукт, зоны, бренд-материалы, техника, бюджетная рамка и сроки согласования.
18. Подготовлен план коммуникаций (роль - маркетинг)
Email, соцсети, сайт, партнёры и команда продаж сообщают номер стенда, тему и причину прийти.
ЭТАП 3. Премаркетинг, контент и встречи (за 2−8 недель)
Стенд не создаёт поток сам по себе: аудиторию нужно пригласить, а встречи — назначить заранее.
19. Сегментирована текущая база (роль - маркетинг)
Клиенты и партнёры получают релевантные приглашения, а не одну массовую рассылку для всех.
20. Запущено продвижение на аудиторию события (роль - маркетинг)
Каналы, география, сообщения и бюджет выбраны с учётом реальной доступности аудитории и правил площадок.
21. Назначены ключевые встречи (роль - продажи)
В календаре есть переговоры с приоритетными клиентами и партнёрами, время, участники и цель каждой встречи.
22. Подготовлены полезные материалы (роль - маркетинг)
Гайд, исследование, расчёт, демонстрация или другой материал связан с темой разговора и следующим шагом.
23. Проверены QR, формы и согласие на контакт (роль - маркетинг)
Ссылки работают, формы короткие, источник лида фиксируется, команда понимает правила хранения и использования данных.
24. Проведён инструктаж команды (роль - руководитель)
Все знают цель участия, аудиторию, ключевое сообщение, продукты и вопрос, с которого начинается разговор.
ЭТАП 4. Команда, приёмка и работа на выставке (за 2 недели - открытие)
Результат зависит не только от архитектуры, но и от того, как команда встречает человека, фиксирует контекст и выполняет обещания.
25. Распределены роли на стенде (роль - Event)
Назначены встречающие, продуктовые эксперты, переговорщики, координатор, ответственный за лиды и технические вопросы.
26. Настроена квалификация и фиксация контактов (роль - продажи)
CRM, сканер или форма содержат обязательные поля: роль, задача, интерес, срок, приоритет, договорённость и владелец.
27. Составлены графики смен и встреч (роль - Event)
В календаре есть переговоры с приоритетными клиентами и партнёрами, время, участники и цель каждой встречи.
28. Стенд принят до открытия (роль - руководитель)
Проверены геометрия, отделка, свет, графика, мебель, двери, склад, кухня, оборудование, безопасность и чистота.
29. Запланирован ежедневный разбор (роль - руководитель)
Команда фиксирует вопросы посетителей, заторы, нехватку материалов, качество контактов и задачи на следующий день.
30. Договорённости фиксируются в день контакта (роль - продажи)
Расчёт, образец, встреча, письмо, звонок или передача ответственному записаны с датой следующего действия.
ЭТАП 5. Follow-up и оценка результата (выставка и после)
Контакт становится бизнес-результатом только после зафиксированной договорённости и своевременного следующего шага.
31. Персональный follow-up отправлен за 24–48 часов (роль - продажи)
В сообщении есть контекст разговора, обещанные материалы, конкретный следующий шаг и контакт владельца.
32. Все контакты сведены в одну систему (роль - продажи)
Удалены дубли, назначены владельцы, приоритеты, сроки и контроль выполнения следующего действия.
33. Результат сопоставлен с исходными KPI (роль - маркетинг)
Посчитаны целевые встречи, квалифицированные лиды, следующие шаги, pipeline и стоимость результата, а не только общий трафик.
34. Проведён дебрифинг команды (роль - руководитель)
Зафиксировано, что сохранить, изменить или не повторять: архитектура, зоны, контент, люди, сроки, подрядчики, логистика и бюджет.
29. Запланирован ежедневный разбор (роль - руководитель)
Команда фиксирует вопросы посетителей, заторы, нехватку материалов, качество контактов и задачи на следующий день.
Заполните до первого обсуждения концепции.
Этот блок помогает команде и архитектурной студии работать с одной версией вводных.
Что измерять до, во время и после выставки
Заранее договоритесь о единицах измерения, источниках данных и человеке, который соберёт итоговый отчёт.
ФОРМУЛА
Стоимость квалифицированного контакта = подтверждённые затраты на участие / количество контактов, которые соответствуют заранее заданным критериям. Не подменяйте её количеством собранных визиток.
Шаг: